사회생활 첫 걸음 - 업무용 메일 작성법.선배..메일은 어떻게 써요? Show 업무용 블로그를 개설할거라고 했을 때, 지인들에게 가장 많은 이야기를 들은 게 바로 ‘메일작성법’에 대한 내용이었습니다. 생각해보니, 저 역시 처음 메일 쓸 때 선배에게 도움을 많이 받았습니다. 가장 자주 쓰고 가장 기본이지만, 또 그래서 가장 어려운 업무용 메일 작성법에 대해서 먼저 이야기해보고자 합니다. 1. 처음부터 끝까지 예의를 갖추자.
딱히 반갑지 않고, 감사하지 않은 것은 여러분도 알고 저도 알고, 우리 모두 아는 사실이죠. 하지만 우리가 ‘안녕하십니까’, ‘감사합니다’를 쓰는 건 메일 하단에 회사 서명이 박혀 나가기 때문입니다. 드물지만, 계약서를 쓰기 곤란한 상황에서는 양사간 주고받은 메일 내용이 계약서를 대신하는 경우도 있을 정도로 회사에서 쓰는 메일은 한 자, 한 자가 중요하고, 시작부터 끝까지 예의를 갖출 필요가 있습니다. 첫 인사와 끝 인사의 중요성은 말하기도 입아픈 수준! 일상적으로 메일을 주고 받는 사이에는 ‘안녕하십니까, OOO입니다.’하고 바로 용건을 시작하면 되는데요, 일상적이지 않는 첫인사말은 크게 2가지로 나뉜다고 볼 수 있습니다.
마무리 인사는 보통 ‘감사합니다. OOO드림.’으로 쓰는 게 일반적이니, 그냥 서명에 함께 박아두고 쓰는 편이 편합니다. 때에 따라 명절이나 새해 시즌에는 간략한 인사말을 추가해주면 조금 더 친근해진 느낌이 들기도 하는데요, 필요한 사람들을 위해 2021 새해 인사말을 예시로 써보겠습니다.
2. 업무 문서는 ‘두괄식으로 용건만 간단히’메일도 결국 업무상으로 주고받는 문서의 한 형태입니다. 그리고 메일을 받는 대부분의 사람들은 ‘시간이 없다’는 것을 기억하면 좋습니다. 내용을 최대한 쉽고 빠르게 이해시키는 것이 중요합니다. 업무용 문서의 절대 원칙 ‘두괄식으로 용건만 간단히!’를 잊지 맙시다.
3. 이모티콘은 잘 써야 본전, 못 쓰면 마이너스.친근함을 표시하겠다고 ^^ 나 :) 를 쓰는 경우가 종종 있습니다. 물론! 적절한 이모티콘은 적절한 친근감을 형성하는데 도움이 됩니다. 하지만, 때와 장소를 가리지 않는 과한 이모티콘 사용은 낭패를 부를 수도! ^^ 를 습관적으로 사용하는 선배가 있었습니다. 평소 리포트 발송 메일이나 현황 보고 메일에 쓸때는 괜찮았지만, 광고주측에 실수에 대한 사과 메일을 보내면서도 그만 습관처럼 “다시는 이와 같은 이슈 발생하지 않게 신경쓰도록 하겠습니다.^^” 를 쓰고 말았습니다. 이에 화가 난 광고주는 PM이 되어서 분위기 파악 못하고 이모티콘을 쓰고있냐는 내용의 회신을 보냈고, 이 일을 계기로 다소 딱딱해보이더라도 기본형의 메일을 고수하게 되었습니다. 이모티콘을 쓸 때는 이슈상황이 없는 경우에만 마지막인사 뒤에 또는 명절인사 메일 발송 시에만 간단하게 붙이도록 하는 게 좋습니다. 아직 그 기준을 잘 모르겠다면, 업무메일에 이모티콘은 사용하지 않길 바랍니다. 기본적인 메일 예절은 위 내용을 지켜주면 문제가 없습니다. 기억해야 할 단 하나의 원칙은 결국 ‘보는 사람이 편하도록 쓰는 것’입니다. 인사말을 잘 쓰는 것도, 이해가 잘 되게 쓰는 것도 결국 메일을 받는 사람을 존중하는 여러 방법 중 하나일 뿐이겠죠. 처음 사회생활을 시작해서 도저히 문제가 있는지 없는지 구분이 안 된다면, 메일 내용을 쭉 작성해보고 옆자리 선배에게 검토를 부탁해보아도 좋습니다. 백지에서부터 대신 써달라는 것도 아니고, 내용 체크 정도는 기꺼이 해줄 겁니다. 이슈건으로 메일을 쓸 일이 없길 바라지만, 추후 필요한 사람들을 위해서 그 내용도 정리해 볼 예정입니다. 혹시 지금 신입사원이신가요? 실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z 우리가 회사에 출근해서 가장 많이 보는 것 중 하나가 바로 이메일인데요. 생각보다 많은 분이 이메일 작성을 잘하지 못해 스트레스를 받는 것 같아요. 누가 방법이라도 알려주면 좋을 텐데 물어보기에는 좀 눈치가 보이죠. 그래서 오늘은 이메일 노하우의 핵심만 잘 간추려서 전해드릴게요. 제목 쓰기먼저 이메일을 보낼 때 가장 신경 써야 할 것은 '제목' 이에요. 상대가 관심을 두고, 메일을 열어보게 할 수 있도록, 메일의 제목에 대한 고민을 충분히 해야 합니다. 제목은 어떻게 써야 할까요? 제목: [기관명] 디자인 제작 결과 보고 제목: [업체명] 제품 견적 요청 제목은 이처럼 3, 4 어절이 적당한데요. 그 이유는 읽기도 편하고 기억하기가 좋아서 입니다. 제목: [단체명] S전자 대리 과정 강의 요청 (1/10 금 09:00~12:00) 제목: [A부서] 행사 일정 안내 (1/27 금 18:00-22:00 대한호텔) 이처럼 만약, 상급자의 예의를 갖춰야 할 대상이라면 용건 앞에 인사를 하는 게 좋습니다. 참고로 이메일과 제목은 소속과 용건을 합쳐 30자 내외로 쓰는 것이 좋습니다. 30자 이상 길어지면 상대가 기억하기도 어렵고 관심에도 멀어지기 때문이죠. 여기까지 잘 이해하셨죠? 말머리 사용법잘 만든 이메일 제목의 가장 큰 특징은 무엇일까요? [교육문의] OO백화점그룹 신입사원 대상 강의 요청 [중요] 상세페이지 디자인 관련 회의 안내 예시를 보시면 대괄호 안에 [교육문의]를 넣었고, [중요]를 써넣었습니다. 이렇듯, 제목을 작성할 때는 ‘말머리’를 대괄호를 활용에 제목 가장 앞에 적는 게 좋습니다. 말머리를 작성하면, 이메일의 핵심이 무엇인지 단번에 파악할 수 있어요. 본문 작성 방법
이제 본문작성법을 알려드릴게요. 본문은 크게 7가지 항목이 있는데요. 1) 인사말, 2) 자기소개, 3) 목적, 4) 본문, 5) 상대방이 취할 행동, 6) 맺음말 7) 첨부파일로 구분이 됩니다. 먼저 인사말은 어떻게 작성해야 할까요? 1) 인사말모든 만남의 시작은 인사부터 시작이 됩니다. 이메일도 마찬가지겠죠. 인사말에는 상대방의 이름과 직위를 함께 언급하는 것이 좋습니다. 이렇게요. 안녕하세요. A회사 이경영 대표님 안녕하세요. B부서 조인성 과장님 2) 자기소개인사를 했다면 이어서, 간단하게 자기소개를 합니다. C반도체 류준열 대리입니다. D전자 박나래 사원입니다. 상대에게 처음 보내는 이메일이라면 이렇게 간단히 자기소개를 합니다. 직급과 이름을 언급한다면 상대방으로부터 관심을 끌 수 있습니다. 3) 목적(이유)자기소개를 했다면 이어서 목적을 적어야겠죠. 모든 비즈니스 이메일은 메일을 쓰는 목적이 있어요, 작성자는 아는 내용이므로 바로 본론부터 쓰면 된다고 생각하지만, 상대방은 사전 지식이 부족하기 때문에 자신에게 메일을 보낸 이유가 궁금해요. 그래서 다음과 같이 메일 목적을 먼저 써야 해요. - 이메일을 보낸 이유는 영상 제작 견적을 문의를 드리기 위해서 입니다. - 3월 전직원 대상 강연을 기획하고 있습니다. 관련 강연을 요청 드리고자 합니다. 이렇게 메일의 목적을 미리 말해주면, 상대방은 주요 내용을 어느 정도 이해하고 읽을 수 있어요. 4) 본문내용 (잘못 쓴 이메일 VS 잘 쓴 이메일)인사말과 자기소개, 목적을 밝혔다면 이제 본문을 쓸 차례입니다. 잘못 쓴 본문과 잘 쓴 본문의 차이를 잠시 비교해볼게요. 먼저 좋지 않은 사례를 볼게요. 오해가 발생할 수밖에 없는 이메일의 특징입니다. [잘못 쓴 이메일] A: 다음 회의는 다음주 화요일 오후 4시에 했으면 좋겠습니다. B: 그 시간은 어렵습니다. 수요일 오후 4시는 어떠신가요? A: 수요일은 종일 외근이라서. 금요일은 어떠신가요? B: 금요일은 제가 시간이 안됩니다. 그럼 다음주 월요일에 하는 건 어떨까요? 전화나 메신저도 아니고 이렇게 메일을 보내면 서로 메일을 보내는 시간도 낭비되겠죠. 또 이런 일이 반복될 경우 감정이 상하거나 오해가 발생하는 일이 생길 수도 있어요. 그럼 어떻게 보내야 할까요? 잘 쓴 이메일의 특징을 살펴보시죠. [잘 쓴 이메일] 다음 회의 일정 조정을 위해 메일을 보냅니다. 소요시간은 1시간입니다. 이메일에 기재된 3가지 후보 일정에서 골라 주시기 바랍니다. 제 1희망 : 화요일 오전 11시 제 2희망 : 화요일 오후 2시 제 3희망 : 다음주 월요일 2시 혹시라도 모두 안되실 경우 전화주세요. 전화로 직접 일정을 조정하면 될 듯합니다. 감사합니다. 좋은 메일 본문의 특징은 ‘메일의 목적’이 분명해요. 또한 '상대방에게 원하는 반응'을 이끌어 내기 위해 '3가지 조건을 제시'하고 있어요. 만일 안될 경우를 대비해 전화를 달라는 메시지까지 덧붙였습니다. 이처럼 같은 내용의 메일이라도, 누가 어떻게 보내냐에 따라 과정과 결과가 달라질 수 있다는 거예요. 5) 상대방이 취할 행동본문에서 용건을 적었다면, 그 다음 상대방이 취할 행동을 구체적으로 제시해줘야 합니다. '월, 수, 금' 중에서 미팅이 가능한 요일을 알려주시면 미팅 일정을 확정하겠습니다. 이처럼 구체적인 행동지침을 제시하시거나, 5월 24일까지 오후 3시까지 A 기획서를 작성하여 메일 보내주시기 바랍니다. 마감일정을 명확하게 알려주시면 됩니다. 메일 본문을 보고 '그래서 내가 뭘 하라는 거지?'라는 생각이 들게 하면 안 됩니다. 6) 맺음말본문 내용과 상대방이 취할 행동을 모두 작성했으면, 맺음말로 마무리를 하시면 됩니다. 맺음말에서 주의해야 할 사항은 마지막의 "수고하세요"를 사용하지 않는 것입니다. '수고하다'는 '일을 하느라 힘과 애를 쓴다.'라는 뜻으로 듣는 사람의 기분을 상하게 할 수 있어서 가급적이면 사용하지 않는 게 일반적인 예의입니다. 그럼 어떤 말을 쓰면 좋을까요? “고맙습니다.”를 사용하시면 됩니다. 한 논문에 따르면 '고맙습니다'와 감사 인사로 이메일을 맺는 게 상대로 하여금 반응이나 행동을 유도하는데 효과적이라고 합니다. 왜 감사 메시지가 있는 메일이 가장 응답률이 높았을까요? 그 이유는 상대방이 앞으로 할 행동에 미리 감사를 표하기 때문입니다. 이렇게 미리 감사 인사를 받으면 요청 받은 행동을 수행할 동기 유발에 도움이 된다고 볼 수 있는 것이죠. 7) 첨부 파일파일을 첨부하기 전에는 파일명 규칙을 정하는 것이 좋습니다. 일반적으로 '작성한 날짜_작성자(회사, 부서)_제목' 순서로 적으면 되는데요. 만일 직장에서 정해준 규칙이 있다면 그 순서를 따르면 됩니다. 예시를 한 번 보실까요? 200903_김청정_출판기획서.pdf 201108_ABC부서_신사업기획제안서.pptx 201202_DEF해상_연간계획표.docx 파일명을 통일하는 이유는 뭘까요? 첫째는, 정확한 의사소통을 하기 위해서고 둘째는 업무 진행 내역을 정확하게 기록하기 위해서입니다. 일관성 있게 파일 명을 기록해 폴더에 보관하면, 파일을 찾기 간편하고 업무 내역을 한 눈에 볼 수 있다는 장점이 있습니다. [첨부파일 주의사항 1] 첨부파일은 꼭 필요한 것만 간결하게 넣는 것이 좋습니다. 너무 많은 첨부파일은 받는 이로부터 피곤을 느끼게 하기 때문이죠. 5개 이상 첨부파일이 들어갈 경우는 압축해서 보내는 것이 좋습니다. 중요한 내용이나 많은 용량을 보내야 할 경우 다운로드 기한이 없는 서비스를 이용하는 것을 추천해드립니다. [첨부파일 주의사항 2] 간혹 이메일에 파일을 첨부하려고 했다가 깜빡하고 이메일을 보내는 경우도 많습니다. 그래서 메일을 보내기 전 다시 한번 더 첨부파일이 잘 첨부되어 있는지 확인하고 받는 사람에게 '첨부파일을 확인하라'고 메시지를 보내는 것도 하나의 센스입니다. 그래서 이메일 쓰기의 노하우는요. 첨부 -> 내용 -> 제목 -> 받는 이의 순서로 작성 하라는 것입니다. 메일을 쓰다가 중간에 키보드를 잘못 눌러서 전송이 되어 버리는 경우가 있고, 또는 첨부를 보라고 메일을 보냈는데 첨부 없이 날아가 다시 보내는 상황도 흔히 발생합니다. 실수를 줄이기 위해서는 거꾸로 첨부파일을 먼저 넣는 것이 좋습니다. 첨부를 넣고 내용을 적고 적은 내용을 중심으로 제목을 정한 후에 수신인을 넣는 것이 시행착오를 줄이는 방법입니다. 지금까지 이메일 작성법을 살펴봤는데요. 제가 알려드린 방법으로 지금 바로 이메일을 작성해보세요. 여기 10가지 체크리스트가 있습니다. 체크리스트를 하나하나씩 체크해서 이메일을 작성해 보세요. 이메일 작성법 하나만 바꿨을 뿐인데 회사에서 ‘일잘러’로 소문나실 거예요!
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