프로젝트 관리 툴 순위 - peulojegteu gwanli tul sun-wi

업무 효율을 높이는 아홉 가지 협업 툴

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리모트워크를 가능하게 하는 협업 툴

리모트워크를 가능하게 하는 것은 언제 어디서나 인터넷에 접속만하면 사용이 가능한 협업 툴 덕분이다. 같은 공간에 있지 않더라도 소통할 수 있는 협업 툴이 하나둘씩 늘어나면서 리모트워크는 더욱 광범위하게 확산될 수 있었다.

리모트워크에 적합한 협업 툴은 크게 소통 문제를 해결해 줄 수 있는 커뮤니케이션 툴과 프로젝트 진행 상황을 효과적으로 관리하는 매니징 툴로 나눌 수 있다. 리모트워크에서는 같은 공간에 있지 않아서 발생하는 소통 문제가 꽤 민감하게 다가오는데, 실시간 대화를 가능하게 하는 커뮤니케이션 툴이나 영상 툴 덕분에 장소와 관계없이 팀원들과 원활한 대화가 가능해졌다. 또 프로젝트 관리에 특화된 툴을 통해 대면 없이 업무 진척 상황을 시각적으로 살펴볼 수 있어 효율성과 생산성을 동시에 높일 기회도 늘어났다.

국내외 여러 스타트업이 리모트워크와 업무 효율을 높이기 위해 사용하는 대표적 협업 툴을 살펴본다.

열린 채널로 정보 공유, 슬랙(Slack)

슬랙은 메시징 기반 협업툴로 국내외 스타트업이 가장 활발하게 사용하는 커뮤니케이션 툴 중 하나다. 실리콘밸리에서 시작된 슬랙 열풍은 국내로도 퍼져, 최근에는 슬랙을 사용하지 않는 스타트업을 세는 것이 더 빠를 만큼 초기 스타트업의 필수 커뮤니케이션 툴로 인식되고 있다.
 

슬랙은 단체 채팅방 개념인 '채널'을 개설하면, 언제 어디서든 팀원과 빠른 소통과 업무 협업이 가능할 뿐 아니라 무료로 쓸 수 있고 사용 방법도 크게 어렵지 않아 스타트업에게 인기를 얻고 있다.

또 전 세계적으로 슬랙이 급속도로 인기를 얻게 된 데는 구글 드라이브, 드롭박스, 지라, 트렐로, 아사나 등 서드파티 협업 툴과 유연한 호환성을 보여준 것도 한몫한다. 외부 서비스와의 연동 기능을 통해 슬랙 한 곳에서 커뮤니케이션이 일원화되는 효과를 얻을 수 있어 빠른 소통을 할 수 있다.

리모트워크를 가능하게 하는 협업 툴

리모트워크를 가능하게 하는 것은 언제 어디서나 인터넷에 접속만하면 사용이 가능한 협업 툴 덕분이다. 같은 공간에 있지 않더라도 소통할 수 있는 협업 툴이 하나둘씩 늘어나면서 리모트워크는 더욱 광범위하게 확산될 수 있었다.

리모트워크에 적합한 협업 툴은 크게 소통 문제를 해결해 줄 수 있는 커뮤니케이션 툴과 프로젝트 진행 상황을 효과적으로 관리하는 매니징 툴로 나눌 수 있다. 리모트워크에서는 같은 공간에 있지 않아서 발생하는 소통 문제가 꽤 민감하게 다가오는데, 실시간 대화를 가능하게 하는 커뮤니케이션 툴이나 영상 툴 덕분에 장소와 관계없이 팀원들과 원활한 대화가 가능해졌다. 또 프로젝트 관리에 특화된 툴을 통해 대면 없이 업무 진척 상황을 시각적으로 살펴볼 수 있어 효율성과 생산성을 동시에 높일 기회도 늘어났다.

국내외 여러 스타트업이 리모트워크와 업무 효율을 높이기 위해 사용하는 대표적 협업 툴을 살펴본다.

열린 채널로 정보 공유, 슬랙(Slack)

슬랙은 메시징 기반 협업툴로 국내외 스타트업이 가장 활발하게 사용하는 커뮤니케이션 툴 중 하나다. 실리콘밸리에서 시작된 슬랙 열풍은 국내로도 퍼져, 최근에는 슬랙을 사용하지 않는 스타트업을 세는 것이 더 빠를 만큼 초기 스타트업의 필수 커뮤니케이션 툴로 인식되고 있다.
 

슬랙은 단체 채팅방 개념인 '채널'을 개설하면, 언제 어디서든 팀원과 빠른 소통과 업무 협업이 가능할 뿐 아니라 무료로 쓸 수 있고 사용 방법도 크게 어렵지 않아 스타트업에게 인기를 얻고 있다.

또 전 세계적으로 슬랙이 급속도로 인기를 얻게 된 데는 구글 드라이브, 드롭박스, 지라, 트렐로, 아사나 등 서드파티 협업 툴과 유연한 호환성을 보여준 것도 한몫한다. 외부 서비스와의 연동 기능을 통해 슬랙 한 곳에서 커뮤니케이션이 일원화되는 효과를 얻을 수 있어 빠른 소통을 할 수 있다.

모바일 패션앱 스타일쉐어는 슬랙이 서비스로 나오자마자 사내 커뮤니케이션 툴로 도입해 줄곧 쓰고 있다. 설립 초기부터 리모트워크를 허용한 스타일쉐어는 유능한 인재 한 명을 붙잡아두는 방법으로 리모트워크를 시작해 직원이 70여 명으로 늘어난 지금도 리모트워크를 실행하고 있다.

현재 스타일쉐어 직원 중 20%는 재택근무를 한다. 스타일쉐어는 슬랙이 나오기 전부터 내부 커뮤니케이션용 툴의 필요성을 느끼고 아이알씨(irc), 야머, 힙챗 등을 사용해왔는데 슬랙을 사용해본 후 반응이 나쁘지 않아 사내 커뮤니케이션 툴로 택했다. 슬랙을 사용하고 나서부터는 이메일로 하는 사내 소통은 거의 없어졌다. 이메일은 대부분 외부 커뮤니케이션을 위한 용도로 사용한다.

스타일쉐어의 슬랙에는
100여 개 가까운 채널이 있다 모든 직원이 다 들어와 있는 디폴트 채널부터 개발팀, 마케팅팀 등 팀 중심의 채널, 다시 팀 안에서도 업무 파트별 채널이 존재한다. 또 슬랙은 서드파티와 연동이 잘되기 때문에 팀별로 제플린, 지라, 트렐로 등 업무에 적합한 툴을 연동해서 사용하기도 한다.

업무 관련 채널 외에도 팀 소통을 위한 채널도 만들어 운영한다. 예를 들면 커피클럽 등 사내 동호회 채널을 통해서는 친목 도모를 하고, 구매 요청 채널에서는 간식거리 등 필요한 물품을 요청하기도 한다. 채널이 100개가 넘지만 팀원은 자신이 필요한 채널만 알람을 받기도 하고 원하는 채널 안에서 자유롭게 이동하며 활동한다. 공유를 중요한 가치라고 생각하는 스타일쉐어는 회사의 성과 지표 등을 매일 슬랙을 통해 전 직원과 공유한다.

예를 들면 그로스(Growth) 채널은 매일 아침 10시에 하루 전날 성과 지표를 공유한다. 전 직원이 그로스 채널을 통해 매출, 사용자 수, 서비스 만족도, 나라별 사용자 변동 수치 등 핵심 지표들을 매일 확인할 수 있도록 하기 위함이다. 또 팀별로 데일리 회의를 할 때는 회의 안내와 영상 회의 링크 등을 모두 슬랙에 공유하기 때문에 리모트워크를 하더라도 회의에 참여할 수 있다.

윤자영 스타일쉐어 대표는 슬랙의 가장 큰 장점으로 오픈 채널로 인한 정보 공유를 꼽았다. 슬랙은 비공개 채널을 만들 수 있지만 기본적으로 모든 채널과 대화 내용을 검색해볼 수 있다. 윤자영 대표는 슬랙 사용에 대해 다음과 같이 말한다.

오픈 채널의 장점은 공개된 정보를 누구나 볼 수 있다는 것이다. 회사 구성원 입장에서 회사가 무엇을 하고 있는지를 알려주는 채널이 있다는 사실은 좋게 받아들일 것이라 본다. 대면 회의에서는 직원이 어떤 의견을 내고 싶어도 상사 앞에서 대놓고 할 수 없다면, 슬랙에서는 누구든 자유롭게 질문을 할 수 있고 답하는 입장에서도 더 곰곰이 생각하고 얘기할 수 있는 기회가 생겨서 좋다.

툴 선택에 있어서 우리와 잘 맞는 툴이 무엇일지 열심히 찾아보고 사용해본 결과, 결국 완벽한 툴은 없다는 것을 알게 됐다. 툴의 기능적인 면을 당연히 검토하지만, 이 툴을 도입하는 이유가 무엇인지에 따라 서로 약속한 대로 잘 쓰는 게 훨씬 중요하다.

공사 분리 가능한 업무툴, 잔디(Jandi)

해외에 슬랙이 있다면 국내에는 메시징 기반 협업툴 잔디가 있다. 잔디는 국내 토종 협업툴로 슬랙의 한국어 버전이라고 보면 이해하기 쉽다. 현재 잔디를 사용하는 국내외 기업은 15만 개로, 한국어에 최적화된 커뮤니케이션 툴이란 사실만으로도 다양한 분야의 기업에서 잔디를 선택했다.

아시아 시장을 겨냥해 만든 잔디는 일본어와 중국어 버전은 물론, 동양인에게 좀 더 익숙한 UI·UX나 이모티콘을 제공해 아시아 국가 기업이 슬랙의 대안으로 선택하고 있다. 잔디는 국내 기업이기 때문에 주기적으로 방문 교육 및 세미나를 열고 있어, 협업 툴을 처음 사용하는 업체라도 쉽게 도입하는 것이 가능해 접근성이 높고 비용도 상대적으로 저렴해 도입에 부담이 적다.

실시간 채팅을 위해 필요한 단체 대화방 개념을 슬랙에서는 채널, 잔디에서는 토픽이라고 부른다. 토픽 안에서 팀원은 업무 내용을 주고받으며 소통할 수 있다. 슬랙의 장점인 외부 서비스 연동 기능 역시 잔디에서 찾아 볼 수 있다. 구글 캘린더, 트렐로, 지라, 깃허브 등 업무 및 개발 툴과 그룹웨어, 사내 시스템, RSS 기능도 잔디와 연동할 수 있어 잔디를 중심으로 한 커뮤니케이션이 가능하다.

크라우드펀딩 플랫폼 와디즈는 잔디를 커뮤니케이션용 툴로 사용한다. 잔디를 도입하기 전에는 카카오톡을 통해 커뮤니케이션을 하다가 일상과 업무가 분리되지 않는다는 점 때문에 협업을 위한 커뮤니케이션 툴을 조사하다 잔디를 알게 됐다.

커뮤니케이션 툴로 유명한 슬랙도 검토했지만 아무래도 영어 기반이기 때문에 불편한 점이 있다고 생각해 제외했다. 잔디는 무료로 쓸 수 있기 때문에 몇몇 부서가 먼저 시범 테스트를 한 후, UI 편리성과 감성을 표현할 수 있는 이모티콘 스티커 역시 매력적으로 다가와 도입을 결정했다.

와디즈가 말하는
잔디의 가장 큰 장점은
업무와 생활의 분리다

조직별 토픽방을 만들고 그 방에서만 업무를 진행할 수 있어 일상생활과 업무가 분리되어 공사 구분이 가능해졌고 업무 효율성도 향상됐다. 외부 이벤트를 많이 진행하는 와디즈 특성상 잔디를 통해 많게는 30명까지 직원이 바로바로 커뮤니케이션을 할 수 있어서 편리해졌다고 한다.

게임빌 컴투스 플랫폼도 잔디를 사내 커뮤니케이션 툴로 도입했다. 모회사인 게임빌과 컴투스는 업력이 오래된 게임 회사로, 업무에 있어 비효율적인 부분도 많아 이를 개선하려는 차원에서 BPR(Business Process Re-engineering) 프로젝트를 진행했고 잔디도 이 프로젝트의 일환으로 사용하게 됐다.

잔디 도입 후 나타난 가장 큰 변화는 이메일 소통이 절반으로 줄고 비효율적 대면 미팅이 감소했다는 점이다. 잔디로 소통한 후 꼭 필요한 회의만 진행하고 있어 업무 생산성이 향상됐다. 잔디의 양진호 CSO는 이렇게 말한다.

직장인은 공사 구분이 없는 개인용 메신저 사용으로 과도한 스트레스를 받고 있고, 사업주는 관리가 되지 않는 개인용 메신저 사용으로 업무 인계 불가 또는 보안에 큰 위협을 경험하고 있는데 잔디는 이런 문제를 동시에 해결한다. 최근에는 IT, 커머스와 같이 주 업무를 실시간 처리해야 업계뿐 아니라 본사와 현장 소통이 빠르고 기록되어야 하는 제조, 건설 분야에서도 빠르게 도입되고 있다.

줌챗하실래요? 줌(ZOOM)

줌은 실리콘밸리를 지역을 거점으로 빠르게 성장하는 영상 컨퍼런스 및 웹 컨퍼런스 툴이다. 줌은 클라우드 기반 영상 솔루션으로 HD 영상과 음질은 물론 지연 없는 통화 품질을 자랑한다. 무료로 제공되는 베이직 플랜은 40분 동안 100명까지 영상 회의에 참여할 수 있어 소규모 스타트업에게도 부담이 없다. 또 회의 중 스크린 자료 공유, 영상 녹화, 그룹 채팅 등 다양한 기능은 물론 PC, 모바일, 태블릿 등 여러 디바이스를 통해 어디서든 회의에 참여할 수 있어 편리하다.

최병익 쿨잼컴퍼니 대표는 줌을 활용해 일주일에 1~2회 영상 회의를 진행한다. 최근 미국 실리콘밸리에 본사를 설립한 쿨잼컴퍼니는 한국과 미국을 오가면서 사업을 하는 터라, 지사와 원격 회의를 할 때 줌을 사용한다.

최 대표는 실리콘밸리에 와서 줌을 처음 알게 됐는데 그 이후로는 줄곧 줌을 통해 화상 회의를 진행한다고 밝혔다. 딱히 원해서라기보다는 이곳 시장에서 모두 줌을 사용하기 때문이다. 최 대표에 따르면 실리콘밸리에서는 이미 "줌챗(zoom chat)할까?"라는 얘기가 자연스럽게 나올 정도로 줌을 이용한 회의가 활성화되었다고 한다.

국내에 있을 때는 스카이프를 썼지만 이곳에서 지내는 몇 개월 동안 스카이프를 통해 진행된 화상 회의는 한 번도 없었다. 그는"샌프란시스코 지역에 들어서면 엄청 큰 줌 홍보 배너를 볼 수 있는데 그때 글로벌 시장에서의 줌의 위치를 알 수 있었다"고 말했다. 이런 줌의 인기를 반영하듯 우버, 슬랙 등 실리콘밸리 스타트업이 줌의 대표적인 고객으로 알려졌다.

최 대표는 회사 직원 외에 실리콘밸리 벤처캐피털이나 업체 관계자와 영상 회의를 진행할 때도 줌을 활용한다. VC나 업체와 회사 관련 이야기를 나눌 때는 회의 중 자료를 바로 공유하면서 얘기 나눌 수 있어 편하다. 회의를 진행하면서 인터넷 문제로 영상이 끊긴 적이 없고 사용 방법이 매우 쉽다는 것도 장점이다.줌을 사용해본 적 없는 사용자에게도 회의 링크만 보내주면 링크를 타고 들어와 회의에 참석할 수 있다. 40분 동안 무료 사용이 가능해 비용 면에서도 큰 부담이 없다. 최 대표는 이렇게 덧붙였다.

40분까지 사용하고 새로 링크를 만들면 계속 무료로 쓸 수 있지만, 그런 것이 불편해 인원수 제한은 있는 대신 시간제한은 없는 다른 영상회의 툴인 어피어인(Appear.In)을 줌과 병행해 쓰고 있다.

줌은 소규모 스타트업부터 대기업을 위한 다양한 유료 플랜을 제공하고 있어 다수를 대상으로 진행되는 강의나 세미나 등에 활용하기도 적합하다.

업무 방식의 변화와 함께 원격회의가 늘어나면서 영상회의를 위한 여러 대안 툴이 등장했는데, 대부분 무료로 쓸 수 있기 때문에 자신과 상대편이 편하게 사용할 수 있고 지역이나 국가별 트렌드에 맞는 툴을 선택하면 된다.

구글표 영상채팅 툴, 행아웃 미트(Hangout Meet)

행아웃 미트는 구글이 운영하는 영상채팅 툴로, 구글 G스위트를 협업 툴로 사용하는 스타트업이라면 가장 쉽게 접근할 수 있는 영상회의 툴이라고 볼 수 있다. 구글 서비스 패키지에서 바로 사용할 수 있다는 편리성은 영상통화나 영상회의를 할 때 다른 옵션을 생각하지 않아도 될 만큼 뛰어나다.

이처럼 행아웃 미트는 G스위트 서비스와 통합해 사용할 수 있어 편리하다는 것이 가장 큰 장점이다. 구글 캘린더에 회의 일정을 등록하면 알람을 통해 언제, 어디서, 누가 회의에 참여하는지 받아볼 수 있다.

맞춤형 속옷을 제작하는 스타트업 럭스벨은 행아웃과 행아웃 미트를 사용해 외부 업체나 직원과 회의를 진행한다. 본사와 영업팀은 서울에 있지만 기술 개발팀은 대구에서 근무하고 있어 일주일에 한 번 전체 회의를 행아웃 미트를 통해 진행한다. 가끔 급할 때는 카카오 화상 통화를 사용하지만 연결 불안전성 탓에 회의에서는 무조건 행아웃을 이용한다. 김민경 럭스벨 대표는 "구글 서비스를 사용하고 있어 자연스럽게 행아웃을 화상 회의 툴로 쓰게 됐고 무료이기 때문에 소규모 스타트업에게는 부담이 적다"고 말한다.

또 회의 중 자료 공유도 바로 스크린에서 가능하며, 웹, 모바일에서도 불편함 없이 영상 회의를 진행할 수 있어 이동 중에도 바로 참여할 수 있다.

행아웃 미트를 회의용으로 사용하는 스타트업 대부분은 G스위트를 유료로 사용하고 있다. 이미 비용을 주고 구글 패키지를 사용하고 있는 상황에서 굳이 따로 외부 영상 회의 툴을 찾을 필요가 없다는 입장이다.

무료로 제공되는 베이직 플랜은 한 번에 최대 25명이 참여할 수 있어 인원수에도 큰 제약이 없고 회의를 할 때 인터넷 끊김도 전혀 없어 사용하는 데 무리가 없다. 회의 인원이 늘어날 경우에는 기업용이나 교육용 유료 플랜을 선택하면 50명 이상 회의에 참여할 수 있지만 스타트업은 무료인 베이직 플랜을 사용하는 경우가 대부분이다.

소규모 팀에 적합한 간결함, 트렐로(Trello)

트렐로는 칸반(Kanban) 스타일 프로젝트 관리 툴로 간결함을 강점으로 삼는다. 도요타 자동차 생산 시스템에서 유래한 용어인 칸반은 업무 흐름을 시작부터 끝까지 시각화해 보여줘 프로젝트 관리 효율성을 높이는 업무 방식이다. 포스트잇에 할 일을 적어놓고 업무 우선순위나 상태에 따라 옮겨 붙이는 경험을 웹상에서 구현해냈다고 생각하면 쉽다.

트렐로는 칸반의 원칙을 따라 크게 보드, 리스트, 카드를 작성하고 업무 사항을 담은 카드를 업무 진행 상황에 따라 확인할 수 있게 했다. 트렐로는 다양한 기능을 제공하는 전문 툴이라기보다는 누구나 쉽게 이해하고 사용할 수 있는 협업 툴로 여겨진다. 이런 높은 접근성 때문에 트렐로는 개발자뿐 아니라 프로젝트를 진행하는 기획자, 디자이너, 마케터 등 다양한 직군에서 활발하게 사용하고 있다.

미국 뉴욕에 본사가 있는 헬스케어 스타트업 눔의 한국 지사인 눔코리아는 트렐로를 통해 프로젝트를 관리한다. 눔코리아의 경우 전 부서가 리모트워크를 허용하고 있어, 외부에서도 원활한 커뮤니케이션이 가능한 협업 툴에 대한 의존도가 높은 편이다. 대면 회의 등을 목적으로 의무적으로 출근해야 하는 날을 제외하고는 대부분 협업 툴을 활용해 업무 진척 상황을 보고하고 커뮤니케이션 한다. 국내에서는 트렐로를 사용하며 뉴욕 본사 직원과 협업할 때는 아사나를 사용한다.

눔코리아는 트렐로를 도입하기 전에는 구글의 문서 도구인 구글 독스를 이용해 팀별로 업무 분담, 관리 및 보고를 했다고 한다. 트렐로를 도입한 이유는 직원이 늘어나면서 업무 효율성을 높여보자는 내부 필요성에 의해서였다. 처음에는 툴 사용에 대한 거부감도 있었다. 구글 독스로도 충분히 잘 해왔는데, 굳이 왜 트렐로를 써야 하는지 내부적으로 합의가 필요해 시험적으로 도입해본 뒤 반응이 좋아 2년 넘게 사용하고 있다.

눔코리아는 내부에서 합의한 스타일에 따라 트렐로를 사용하고 있다. 팀마다 보드를 만들고 리스트는 단계별로 'Backlog, To Do, Doing, Done, Live' 순서로 정리한다. Backlog는 인원과 리소스가 충분하다면 하고 싶은 일을 적어놓는 리스트이며, 나머지는 영어 뜻 그대로 해야 할 일, 하고 있는 일, 완료된 일 순서로 리스트를 작성한다.

각 리스트 아래 카드를 생성해 업무 세부 사항을 적고 업무가 진행되는 흐름에 따라 카드를 리스트에 따라 차례로 이동시키며 업무를 진행한다. 매주 월요일 팀원들이 모여 회의할 때 금주의 해야 할 업무를 나열한 카드를 To Do 리스트에 카드로 적고, 전 주에 있었던 일 중 완료된 업무 카드는 Live로 옮겨 주 마감을 한다. 그 주에 완료했어야 했지만 마무리하지 못한 일은 색깔 라벨을 붙여 기록하고 계속 팔로우한다.

눔코리아 오명석 사업 개발 팀장은 트렐로의 장점으로 팀원에게 일을 할당하고 팀원 업무 부하를 확인하는 것이 편리하다는 점과 무료로 필요한 기능을 모두 쓸 수 있다는 점을 꼽았다. 트렐로에서는 팀원이 업무당 시간이 얼마나 걸리는지 직접 적어 넣을 수 있다.

이렇게 업무에 필요한 시간을 알게 되면 관리자는 팀원의 업무 부하를 보고 업무를 줄여주거나 늘리는 등 업무 강도를 조절해 줄 수 있어 편리하다. 트렐로는 무료, 비즈니스 클래스, 엔터프라이즈 세 가지 가격 플랜을 제시한다. 사용 인원과 사용량이 크지 않다면 무료 플랜을 사용해도 충분히 업무 효율을 높이는 데 도움이 된다.

오 팀장에 따르면
트렐로는 소규모 팀에 적합한 툴이다

4명 이상 팀원을 관리할 때는 작성해야 할 카드가 늘어나서 업무를 한눈에 파악하는데 어려움을 겪을 수 있기 때문. 그럴 때는 실시간 커뮤니케이션이 가능한 슬랙과 연동해 업무를 정리하기도 한다.

슬랙의 멘션 기능을 통해 팀원을 부르고 트렐로를 연동해 프로젝트 마감 날짜를 상기시키는 식으로 활용하는 것이다. 트렐로는 슬랙, 구글 드라이브 등 외부 서비스와도 연동이 원활하지만 2017년 협업 툴 소프트웨어 개발사 아틀라시안에게 인수되면서 아틀라시안이 개발한 지라, 컨플루언스 등 다른 툴과 통합해 사용할 수 있다는 것도 장점으로 꼽힌다.

반복 업무·다수 관리에는 베이스캠프(Basecamp)

베이스캠프는 프로젝트 관리 및 업무 계획 수립 그리고 일정 관리까지 한 툴 안에서 가능한 협업 툴로, 관리자가 한 곳에서 전사 관리를 할 수 있다는 것이 특징이다. '정보를 수집하는 데 들어가는 시간을 절약하자'라는 모토에 충실한 베이스캠프는 슬랙의 채팅 기능, 드롭박스의 파일 저장 기능, 아사나의 투두 리스트 기능, 구글 G스위트의 일정이나 구글 독스 기능을 모두 베이스캠프라는 한 가지 툴에서 제공한다는 것을 강점으로 내세운다.

채팅을 통한 영어 교육을 제공하는 텔라(tella)는 우간다와 필리핀에 거주하고 있는 외국인 영어 교사와 베이스캠프를 통해 협업을 진행하고 있다. 내부 프로젝트 관리에도 사용하지만 주로 해외 거주 교사와 실시간 대화를 나누거나 업무 지시나 일정 관리를 위한 목적으로 베이스캠프를 적극 활용한다.

베이스캠프를 사용하기 전 텔라는 트렐로, 아사나, 지라 등을 업무 관리용 툴로 사용했다고 한다.하지만 외국인 교사들이 사용 방법을 익히는 데 어려움을 겪어 직관적인 UX를 가진 협업툴을 찾다가 베이스캠프를 발견했다. 직원이 아닌 일부 업무만을 담당하는 해외 교사에게 여러 협업툴을 쓰라고 요청할 수 없었기 때문에 한 툴 안에서 제공하는 기능이 많은 제품을 찾다 보니 베이스캠프가 적격이라고 판단했다.

현재 베이스캠프는 한국어 서비스가 제공되지 않지만, 툴 내에서 모든 업무를 영어로 진행하는 텔라는 교사와 교류하는데 어려움이 없고 교사도 베이스캠프의 사용 방법과 기능을 쉽게 익혀 만족스럽게 사용하고 있다.

베이스캠프에 로그인하면 디폴트 메뉴인 팀과 프로젝트 메뉴 아래 원하는 이름의 카드를 생성할 수 있다. 생성한 카드 안으로 들어가면 캠프파이어(채팅 룸), 메시지 보드, 투두(ToDo list) 스케줄, 문서 및 파일 저장 등 각 기능에 맞게 업무 내용을 적을 수 있다.

베이스캠프는 회사별 이름을 붙인 HQ를 제공하는데 HQ에 들어가면 모든 직원이 회사 내에서 진행되는 전 업무를 한눈으로 살펴볼 수 있어 전사 관리가 가능하다. 또 핑(Ping) 기능을 통하면 누구와도 1:1 대화가 가능해 업무 지시나 상황 보고를 실시간으로 진행할 수 있다.

텔라는 월 99달러짜리 플랜을 사용한다. 내부 직원 다섯 명이 사용하기에는 다소 비싼 것 같지만 해외 교사 50여 명을 관리하기에 수월하기 때문이다. 99달러 플랜은 사용자 수를 무제한으로 늘릴 수 있어 지속적으로 관리 교사가 늘어난다고 했을 때 텔라 입장에서는 오히려 이득이다. 보통 협업 툴은 사용자 수 또는 사용 용량에 따라 과금을 하는데, 베이스캠프가 제공하는 기능과 이용 가능한 인원수에 대비하면 감수할만한 비용이다.

진 대표에 따르면 베이스캠프는 업무의 진척상황을 계속 확인해야 하는 프로젝트성 업무보다는 반복되는 루틴한 업무를 관리하는 데 적합하며, 다수를 관리할 목적으로 활용한다면 최적의 툴이다.

텔라는 베이스캠프와 함께 주 1~2회 정도 진행하는 영상회의를 통해 교사를 관리하는 데, 커뮤니케이션이나 업무 지연 등의 문제를 크게 경험한 적이 없다.

협업에 적합한 툴을 정말 많이 찾아보고 실제 사용해봤다. 일단 내부 도입을 해보고 팀원의 적응도를 먼저 보는 것이 좋다. 또한 업무 성향과 직군별로 선호하는 툴이 있을 수 있으니 그에 맞게 적합한 툴을 도입을 하는 것을 권한다.

기능별 최적화가 장점, 지라(JIRA)

호주 협업 툴 소프트웨어 업체 아틀라시안이 개발한 지라는 이슈 관리에 특화된 프로젝트 관리 툴로, 소프트웨어를 개발하는 애자일 팀에 최적화되어 있다. 지라는 에자일 팀에게 적합한 스크럼 보드와 칸반 보드를 제공하는 데다 워크플로우, 리포팅, 대시보드 등을 원하는 만큼 최적화할 수 있어 프로젝트 진행 상황을 효율적으로 관리하는 것이 가능하다.

모바일 잠금화면 서비스를 제공하는 버즈빌 개발팀은 지라를 활용해 개발 프로젝트를 관리한다. 버즈빌은 프로젝트 관리 툴로 트렐로를 5년간 사용하다 직원이 늘어나면서 지라로 툴을 바꿨다. 트렐로는 업무 진행 상황을 카드 형태로 관리하는 데, 개발자 수가 늘어나고 한 사람이 여러 프로젝트에 개입하는 사례가 늘어나자 보드 하나로 모든 카드를 관리하기가 어려워진 것이다.

프로젝트와 그 안에 이슈가 많아지면서 관련 내용을 검색하는 것도 어려워지자 내부적으로 새로운 툴에 대한 필요성이 떠올랐고, 여러 프로젝트 관리 툴 중 지라를 선택했다. 처음에는 업무 책임자를 지정할 수 있는 어사이니(Assignee) 기능이 좋아 지라를 도입했는데, 지금까지 불편함 없이 사용하고 있다.

서주은 버즈빌 CTO는 지라의 강점으로 각자 프로젝트 운영 방식에 맞게 기능별 최적화가 가능하다는 점을 꼽았다. 원하면 카드 형태도 볼 수 있고 리스트 형태도 볼 수 있고 원하는 카드만 보는 것도 가능하다. 예를 들면 흩어져 있는 프로젝트 안의 이슈 중 내게 할당된 것들만 한 곳에서 보고 싶다면 그렇게 최적화해서 볼 수도 있다.

트렐로는 누가 이 업무를 책임져야 하는지 담당자를 표시하는 기능을 제공하지 않았지만, 지라에서는 명시적으로 카드 업무를 처리해야 할 담당자가 누구인지 지정할 수 있어 관리자나 과제 책임자가 헤매지 않고 업무를 처리할 수 있다.

또 이슈 관리에 특화된 툴 인만큼
이슈 검색이 쉽다는 것도
지라의 장점이다

지라는 검색을 위한 전용 언어인 JQL(Jira Query Language)을 제공한다. 이를 통해 기본 검색으로는 찾을 수 없는 정보도 쿼리로 짜서 검색이 가능해 쉽게 원하는 정보를 얻을 수 있다. 서주은 CTO는 이렇게 덧붙인다.

어떤 팀원은 2주 만에 미팅할 때가 있고 어떤 팀원은 3주 만에 할 때가 있다. 각각 그전에 완료한 과제가 무엇인지 확인하는 것이 중요한데, 이럴 때는 검색을 통해 업무 진행 상황을 확인할 수 있어서 편리하다.

버즈빌 개발팀은 업무 효율성을 향상시키기 위해 위키 기반 협업 툴 컨플루언스를 지라와 연동해 사용한다. 컨플루언스는 지라를 만든 아틀라시안의 또 다른 협업 툴로 이 두 가지 툴을 동시에 사용함으로써 업무 효율성을 극대화하고 있다.

서 CTO는 지라의 단점으로 기본적으로 처음 쓸 때는 설정된 것이 없어 초기 설정 비용이나 관리 비용이 높다는 것을 꼽았다. 트렐로는 보드, 리스트, 카드만 만들면 되지만 트렐로의 기능을 지라에서 똑같이 만들고 싶다고 하면 워크플로우를 직접 만들고 보드를 생성해야 하는 등 장벽이 존재한다는 것이다.

이 같은 단점에도 지라가 가진 프로젝트 관리의 효율성 때문에 다른 대안 툴 대신 지라를 사용하고 있다. 서 CTO는 "프로젝트 관리 툴을 사용하는 이유는 관리보다는 협업을 잘하기 위함이고 이를 위해서는 모든 팀원이 진행되고 있는 프로젝트의 과정을 지켜볼 수 있어야 하는데, 이런 면에서 지라는 효과적"이라며 "개발팀, 제품팀, 디자이너팀에게는 적합한 툴"이라고 말했다.

태스크 중심 프로젝트 관리, 아사나(ASANA)

페이스북 공동설립자 더스틴 모스코비츠가 만든 웹 기반 협업 툴로 유명한 아사나는 할 일(task)을 중심으로 프로젝트를 관리할 수 있게 해 준다. 아사나는 칸반 보드처럼 업무 상황을 한눈에 살펴보거나 캘린더 기능을 통해 프로젝트 흐름을 볼 수도 있다.

커넥티드 웨어러블 솔루션 스타트업 리니어블은 아사나를 통해 프로젝트를 관리한다. 조직이 커지면서 관리의 필요성이 커져 협업 툴을 찾게 됐고, 회사 내에서 커뮤니케이션 툴로 사용하고 있는 슬랙과 연동해 사용하기에 아사나가 가장 적합하다고 봤다. 아사나를 선택한 이유는 트렐로는 쉽지만 기능적으로 너무 가볍고 지라는 사용하기 복잡해서다.

개발 중심 기업이라 개발자에게 특화된 툴을 사용할 수도 있지만 전사가 사용하기에 적합한 툴을 찾다 도입한 게 아사나다. 처음 아사나를 도입했을 당시 직원들이 기능을 익히는 데 헤매긴 했지만 팀간 업무 공유가 늘어나면서 자연스럽게 아사나 방식에 적응했다. 리니어블은 내부 매뉴얼 등을 비롯해 모든 정보를 아사나에 저장해 공유하고 있으며, 구글 드라이브에 내용을 저장하고 아사나에는 드라이브 링크만 공유하는 경우도 많다.

아사나는 팀에서 업무를 분배할 때, 프로젝트 관리자가 업무 책임자를 지정하는 것이 편하고 관련 업무를 정리(summary)해서 보여준다는 특징을 갖고 있다. 아사나가 새롭게 선보인 타임라인 기능은 업무 시작과 마감 날짜를 기준으로 업무 흐름을 시각적으로 볼 수 있어 관리자 입장에서 업무를 한눈에 파악하기 편하다.

관리하는 프로젝트가 많아지면 업무의 디테일보다는 일정과 대략적인 내용이 궁금한데, 아사나의 타임라인 기능에 모인 정보를 보면서 담당자에게 설명을 듣다 보면 업무를 빠르게 이해할 수 있다는 장점이 있다.

리니어블 문석민 대표의 말이다. 팀원들은 아사나를 사용한 후 외부 기업과 협업하기 편해졌다고 한다. 아사나로 프로젝트를 만든 후 외부 협력 업체 담당자와 공유하면 업체 쪽에서 업무 진척 상황을 바로 확인할 수 있어 일일이 문의하는 경우가 줄어들었기 때문.

리니어블 입장에서도 프로젝트에 관련된 보고서를 따로 제출하지 않고 업무 진행 상황을 보여줄 수 있어 효율적이다. 또 언제까지 업무를 완료할 것이라고 마감 날짜를 기록하면 자동으로 간트 차트를 생성해서 시각적으로 보여주기 때문에 한눈에 프로젝트 진행 상황과 일정을 볼 수 있어서 편하다.

아사나는 무료 버전으로 쓸 수 있지만 아사나가 자랑하는 타임라인, 포트폴리오 기능 등 주요 핵심 기능은 사용이 제한되어 있어 효율적인 업무 관리를 위해서는 유료 플랜을 쓰는 것이 좋다. 리니어블도 유료 플랜을 사용하고 있다. 문 대표는 툴 사용에 대해 다음과 같이 말한다.

툴은 일단 이것저것 써봐야 회사와 잘 맞는 것이 무엇인지 아는 것 같다. 우리의 경우 가장 많이 활용하고 있는 슬랙과 연동이 잘되고 팀원들이 쉽게 받아들일 수 있어야 했기에 아사나를 도입했으나, 전사가 모두 써야 할 협업 툴의 경우엔 회사 성격과 직군별 특성을 고려해서 선택해야 한다.

올인원 클라우드 패키지, G스위트(G-Suite)

구글이 제공하는 클라우드 기반 생산성 서비스 패키지인 구글 G스위트는 스마트워크 환경에 최적화된 협업 도구다. G스위트는 무엇보다 지메일, 구글 드라이브, 캘린더, 행아웃 등 구글이 제공하는 여러 서비스를 한 곳에서 통합 사용할 수 있다는 것이 강점이다.

이를 통해 리모트워크를 가능하게 하는 커뮤니케이션과 협업 기능을 패키지 하나 안에서 누릴 수 있다. 그래서인지 유료 서비스임에도 불구하고 국내에서 G스위트를 사용하지 않는 스타트업을 찾는 것이 힘들 정도로 G스위트의 인기는 굉장히 높은 편이다.

이들이 G스위트를 사용하는 이유는 첫째, 구글 이메일을 활용해 회사 계정 이메일을 만들기 위함이고 둘째, 구글 드라이브에 각종 사내 정보들을 기록한 문서와 자료를 저장하기 위해서다.

G스위트는 기본적으로 베이직, 비즈니스, 엔터프라이즈의 세 가지 가격 플랜을 제공한다. 인당 각각 월 5, 10, 25달러이며 플랜마다 제공되는 서비스 수준이 다르지만 대부분 인당 30GB 구글 드라이브 저장 용량을 제공하는 베이직 플랜만으로도 충분히 구글이 제공하는 서비스를 활용하는 데 무리가 없다.

G스위트 같은 클라우드 기반 서비스는
사실 리모트워크에 매우 효율적이다

과거에는 중요한 정보가 누군가의 컴퓨터에만 저장되어있어 직접 대면하지 않으면 얻을 수 없었는데, G스위트를 통하면 장소와 관계없이 모든 정보 공유가 가능해지기 때문이다. 또 구글이 제공하는 행아웃 미트를 통해 원격으로 회의를 진행할 수 있는데 이는 리모트워크 기업에게는 매우 유용한 기능이다. 구글 캘린더에 일정을 입력해놓으면 자동으로 알람이 오기 때문에 편리하고 따로 유료 영상 회의 툴을 구입할 필요도 없다.

G스위트 중 가장 유용하게 사용되는 기능 중 하나는 바로 캘린더 기능이다. 개인 캘린더 뿐 아니라 팀별, 프로젝트별 캘린더를 생성해 서로의 일정을 공유할 수 있으며 다른 서드파티 협업 툴과도 호환이 잘돼 활용도가 높다.

이와 더불어 구글 문서 도구와 구글 드라이브도 가장 많이 활용하는 기능이다. 클라우드 기반 구글 문서 도구는 웹상에서 여러 사람이 참여해 볼 수도 있고 수정과 업데이트 등 정보의 변화에도 즉각적으로 반응하고 대응할 수 있어 활용도가 높다. 기업 내 모든 중요한 서류는 구글 드라이브에 저장해 필요할 때마다 찾아 볼 수도 있다.

일부 미디어의 경우 구글 드라이브를 통해 기사 데스크를 보기도 한다. 현장에 나가 있는 기자가 현장에서 구글 독스를 활용해 기사를 작성하고 업로드하면 사무실에 있는 편집장이 바로 글과 사진을 확인해 수정하고, 추가해야 할 부분은 댓글로 적어 현장 기자와 바로 소통한 후 최종적으로 업데이트된 기사를 발행하는 식이다. 개인 메신저로 소통하는 것이 아니라 문서의 댓글 기능을 통해 실시간 소통으로 빠른 의사 결정과 빠른 기사화가 가능해져 업무 효율성이 올라간다.

물론 구글 G스위트 제공 기능 중 행아웃챗, 구글 플러스, 구글킵 등 일부는 활용도가 매우 떨어진다. 하지만 자주 사용하는 기능의 효과와 유용성이 뛰어나 사용하지 않는 기능에 대한 불만이 없다는 것이 G스위트 사용자 대부분의 의견이다.

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